업무 우선순위 정하는 법

예전의 저는 제일 중요한 일을 먼저 끝내는 게 가장 효율적인 순서라고 착각했는데요. 하지만 그게 전부가 아니라는 걸 나중에 경험으로 알게 되었습니다. 혹시 예전의 저처럼 월요일 아침마다 제일 무거운 일부터 붙잡는 분이 있을까 싶어 그날의 기록을 꺼내어 공유드립니다. 결론부터 말씀드리면, 금방 끝나는 일부터 처리해야 제 목록도 줄고, 제 답을 기다리는 동료들도 움직일 수 있는 것 같습니다. 제가 정답은 아닙니다. 아마 계속 제 의견도 변경될 수 있겠죠. 다만, 지금의 저는 위와 같이 생각합니다.

1.

월요일 아침에 할 일 목록을 적어 보면 스무 줄이 넘을 때가 있습니다. 제가 특별히 일이 많다고 생각하지는 않습니다. 아마 다들 월요일에 제일 일이 많으실 거예요. 게다가 목록에는 제 일만 있는 게 아닙니다. 팀에서 제가 받아서 넘겨줘야 하는 일, 제가 답을 해 줘야 다른 사람이 움직일 수 있는 일이 섞여 있습니다.

예전의 저는 제일 무거운 일부터 잡았습니다. 2024년에 제가 온라인카지노에 적었던 글을 꺼내 보니 정확히 그렇게 하고 있더라고요. 무거운 일을 끝내면 마음이 편해지니까요. 그날도 습관처럼 제일 무거운 보고서부터 붙잡았습니다. 그런데 뭐부터 써야 할지 고민만 하다가 시간이 다 갔습니다. 그사이에 메신저는 계속 울렸고요. "자료 언제 받을 수 있을까요?" 하나 답하고 오면 또 하나. 점심 알람이 울렸을 때 보니, 오전에 끝낸 일이 하나도 없었습니다. 보고서도 그대로, 할 일 목록도 그대로였습니다. 이러면 정말 하루가 갑갑하죠.

더 마음에 걸렸던 건 따로 있었습니다. 제가 보고서를 붙잡고 있는 동안,

제 답을 기다리던 동료들도 오전 내내 기다리고만 있었던 거예요.

참 비효율적이었다고 생각합니다. 저는 제 일을 열심히 하고 있다고 생각했는데, 사실은 제 답이 늦어서 동료들 일까지 늦어지고 있었던 것이죠. 물론 그 당시의 저는 최선을 다했겠지만요.

2.

그래서 그다음 주부터 순서를 바꿔 봤습니다. 1) 10분 안에 끝나는 일부터 하기 2) 오늘 마감인 일은 시간을 정해 두기 3) 무거운 일은 30분만 먼저 해 보기. 별거 아닌 것 같은데, 저한테는 꽤 큰 변화였습니다. 먼저 답장, 일정 변경, 자료 보내기처럼 금방 끝나는 일부터 합니다. 세어 보니 스무 줄 중에 여덟 줄이 이런 일이더라고요. 아침 30분이면 다 끝납니다. 이렇게 하니까 목록이 확 줄어서 마음이 편해졌습니다. 메신저도 조용해졌고요. 답을 받은 동료들이 각자 자기 일을 시작하니까요. 그리고 일단 마음이 굉장히 편하고 일에 속도가 붙습니다.

다만 가벼운 일만 하다가 하루가 끝나면 곤란합니다. 그래서 오늘 안에 내야 하는 게 있으면 "10시부터 11시까지는 이것만" 하고 달력에 적어 둡니다. 시간을 정해 두니까 다른 일로 새지 않더라고요. 보고서처럼 큰 일은 '보고서 쓰기'라고 적어 두면 손이 잘 안 갑니다. 너무 크게 느껴지고 일이 막연하게 보입니다. 그래서 '보고서에 들어갈 내용 적어 보기'처럼 작게 쪼개서 적습니다. 이렇게 적어 두고 하나씩 해 나가다 보면, 필요한 숫자 찾기, 첫 문단 쓰기처럼 다음에 할 게 보이는 것 같습니다. 그리고 아시겠지만, 일이라는 게 일단 시작하면 생각보다 금방 속도가 붙습니다. 참, 5분이면 끝날 일은 아예 목록에 안 적습니다. 적는 시간이 더 걸리거든요. 그냥 바로 해 버립니다.

제가 한 가지 확실하게 느낀 점이 있다고 한다면, 일하는 순서를 정할 때는 일의 무게만큼, 제 답을 기다리는 사람이 있는지도 함께 봐야 한다는 점입니다.

혼자 하는 일은 거의 없으니까요. 적어도 팀으로 일한다면요. 다들 월요일 아침에는 어떤 일부터 하세요? 다른 방법이 있으면 댓글로 알려 주세요. 저도 따라 해 보고 싶습니다. (정말 궁금합니다)

부족한 글 읽어 주셔서 감사합니다.

좋은 하루 되세요.