16화 - 1명 분 몫은 충분히 해내는 매장 준비 작업

16화 - 1명 분 몫은 충분히 해내는 매장 준비 작업

사전 준비만 잘해도 1명 몫은 세이브, 여기서 중요한 건? 바로 체크리스트

피크니크의 자랑 '슈퍼사이즈 에그타르트'

근데 진짜 재고관리만 잘해도 200만 원 남는 게 사실이야? 200만 원보다 더 남을 수 있어. 그러니까 처음에 말했듯이 카페 사업을 매출보다 이익으로 접근해야 한다고 했잖아. 돈을 100만 원 아끼는 일이라면 할래 안 할래? 무조건 해야지! 재고관리가 그렇게 남는 건지 몰랐어. 우리도 정신없을 땐 그냥 사고말지, 사람 써야지 뭐 이런 식으로 일 처리하는 게 많잖아. 그러니까 보통 기술자 부르고 업체 쓰고 산거 또 사고 그러는데, 실제로 매장이 제대로 운영되려면 일단 사장은 뭐든 할 줄 알아야 해. 뭐? 내가 기계도 고치고 물건도 날라야 한다고? 극단적으로 말하면 그렇지, 그런데 진짜 그게 전부야. 나 대신 누군가를 대신하려면 그때부터 돈이거든, 그러니까 일단 운영에 필요한 기술은 배워두는 게 좋아, 하다못해 청소나 화장실 뚫는 법까지도!

실제 가게를 운영하게 되면 모든 것이 지출 투성이다. 매장 보안업체를 운영하면 한 달에 5만 원, CCTV는 3대 기준으로 4~5만 원, 포스를 대여하면 대여비, 페이히어나 토스단말기 쓰면 우선 태블릿과 결제단말기, 청소 대행은 월 몇십만 원이고 화장실 한번 막히면 뚫는데 5만 원, 열쇠고장은 3~5만 원. 셀 수 없을 정도로 모든 것이 지출이다. 얼마 전 제빙기가 고장 난 거 같아서 매니저에게 다급하게 전화가 왔는데 일단 외부에 있고 잘 모르니까 업체 AS를 불렀다. 일단 출장비 5만 원이 깨졌다. 전기가 갑자기 나갔다. 동네 전파사인데도 와서 해주는 건 없고 여기 불량이에요 한마디에 5만 원을 드렸다. 이런 식이다. 그러니까 준비과정에서 체크리스트만 잘 갖춰도 실제로 세이브되는 돈은 스텝 한 명분의 인력비용은 남길 수 있다.

얼마 전에 화장실이 막혔다고 다급하게 전화 왔는데 일단 급한 김에 사람 부르려고 했거든. 근데 하수구 뚫는데 8만 원~10만 원은 달리더라고, 그래서 새벽에 내가 가서 뚫어뻥 가지고 30분간 사투벌인 끝에 해결했지, 그러면서 아 10만 원 벌었다라고 중얼거렸어. 와, 사장인데 그런 일도 해? 사장은 뭐든 해야 해. 쓰레기도 버리고, 아침에 일찍 나가서 청소도 해야 해 뭐든 다 해야 하는 게 사장이야. 그러니까 일단 최대한 할 수 있는 건 다 익혀놔 천장에 등 하나 가는 것도 사람 부르면 10만 원이다. 응 알겠어. 그런데 그런 것들을 아끼려면 어떻게 해야 해?

일단 가장 간단한 방법은 체크리스트를 만드는 거야. 실제로 매장에서 체크해야 할 것들은 정말 많거든. 일정 수준 규모가 커질 때까지는 비슷한데, 그 이상으로 체크사항이 두 배이상 많아지기도 하지. 준비작업은 어떤 게 있어?

일단 매장에서 준비작업은 시설 점검, 재료 준비로 나뉜다. 시설 점검은 머신상태, 컵과 그릇의 현재 상태와 재고상황, 화장실 비품, 싱크대 물 빠짐 정도, 위생상태 체크, 부자재 및 배달 확인등 일단 운영에 필요한 작업들이다. 이후 재료 준비의 가장 핵심은 원두 재고량이며, 이후 우유, 파우더, 그리고 디저트를 위한 재료들이 순서이다. 일단 원두가 없으면 카페로서 기능이 안 되기에 이 부분에 대한 관리는 중요함을 이루말할 수 없다.

재료 준비만 잘되어도 우선 절반은 머고 들어간다. 기본적인 재료 배치와 동선을 고려한 지정 위치 선정은 피필수다. 작업대는 머신 뒤쪽으로 작업 두는 게 좋다. 머신에서 커피 추출하고 바로 돌아서서 음료 준비를 하는 셈이다. 시간이 많이 걸리는 디저트라면 밑재료는 소분해 두는 거나 양념장처럼 미리 만들어두는 것이 좋다. 여러 명이 오더라도 빠르게 쳐낼 수 있도록 미리 다듬을 필요가 있다.

여기서 가장 중요한 건 데이터 분석인데, 실제 데이터 사용에 대해서는 행동과학적이나 실상 감으로 하는 경우가 많다. 데이터를 체크하는 것이 중요한 이유는 매달, 계절별, 우리 매장에 대한 추이를 파악할 수 있기 때문이다. 또한 운영시간에 대한 것도 체크가 가능하다 유휴 시간이 언제인지 통계를 내고 그 시간을 지정해서 발주, 재료준비, 시설점검 등을 매뉴얼화해두는 것이 필요하다. 가령 갑작스럽게 포스가 안 되는 경우가 있다. 하루 매출을 날릴 수도 있다. 그럴 땐 카지노페이 QR코드를 들이미는 플랜 B를 세워두고 포스연결이나 네트워크 점검을 해야 한다. 요즘 같은 여름철에 제빙기에 얼음이 안 나온다면 사람부터 부르지 말고 정수필터부터 갈아주는 것이 좋다. 갑작스러울 수 있으니 정수필터 재고는 머신용과 제빙기용 각각 구비해 두는 것이 좋다.

시설에 대한 점검이나 설치, 기계 부품이나 점검이 필요할 수 있으니 공구상자와 부자재는 항사 지정된 곳에 두어야 한다. 불이 나갈 때는 여분의 전구를 구비해 두고, 어디에 뭐가 있는지 약도까지 간단히 그려놓고 파일집으로 운영매뉴얼을 갖춰두는 것이 필요하다. 이 작업은 카페 론칭 전에 하는 것이 좋지만, 만약 어렵다면 중간중간 틈틈이 해두는 게 필요하다. 또한 이런 준비작업은 시간을 지정하여 스텝에게도 과업으로 안내해줘야 한다. 그래야 업무량과 업무목표에 대해 인식하고 이를 준비해놔야 하는 것이다. 그렇다고 초과발주를 할 필요는 없다. 재고를 적재해 두는 공간은 한정되기 때문이다.