부록 04 · 같은 요청을 보내는 입장이라면

요청하는 사람에게도 기준이 필요하다

나는 고객의 요청을 받는 동시에 제조사와 물류사에 요청을 보내는 사람이다. 고객에게는 급한 이유가 분명해도 공급자에게는 수량과 범위가 흐릿할 수 있다. 회신이 늦어지면 내가 보낸 문장부터 다시 읽는다. 상대가 확인을 시작할 만큼의 조건을 전달했는가. 무엇이 확정됐고 무엇을 바꿀 수 있는지부터 적는다.

1. 오늘 답이 필요하다면, 실제 마감까지 알린다

본편 05의 서버 구매자는 오후 다섯 시까지 발주를 등록해야 한다. 내가 네 시에 제조사 확인 결과를 전달하면 고객은 남은 시간에 조건을 검토하고 등록할 수 있다. 공급자에게도 이 일정을 설명한다. 재고 조회와 납기 확약에 각각 필요한 확인을 구분해서 요청한다.

“E사에서 요청한 서버 40대의 모델과 구성 사양을 첨부했습니다. 다음 주 금요일 납품 가능 여부를 검토 중이며, 고객의 내부 발주 등록 마감은 오늘 오후 5시입니다. 재고 배정과 출하 가능일을 확인하신 뒤 오후 4시까지 가능한 수량과 공급 조건을 회신해 주실 수 있을까요? 납품 일정은 출하 정보와 운송 일정을 함께 확인해 안내하겠습니다. 4시 회신이 어렵다면 가능한 회신 시각을 먼저 알려 주세요. 전체 수량이 어려우면 가능한 수량과 출하일을 나누어 부탁드립니다.”